マンションの管理会社を変更する。
言葉にすると簡単ですが、実際にやってみる機会がありましたが、かなり大変でした。
私たちのマンションでは、それまでG社に管理を委託していました。
ところが、ある出来事をきっかけに、G社への不信感が少しずつ強くなっていきました。
マンションの鍵が盗まれた
ある日、マンションの管理人用の鍵が盗難に遭いました。
管理会社がマンションに設置していたキーボックスごと盗まれたのです。
当然、理事会としては、
「鍵の管理に問題はなかったのか？」
「マンションの保険は使えないのか？」
などを確認する必要があります。
ところがG社は、あろうことか自社が加入している請負保険に連絡し、
「G社には責任がない」
ということを確認していました。
一方で、マンションが加入している保険については確認していませんでした。
「自社に責任があるかどうか」だけを先に確認しているように感じ、正直、かなり杜撰だと思いました。
「G社の役員が怒っている」
その後、G社の部長がマンションに来ました。
そこで、
「G社には責任がない」
という説明に加えて、
「今回の理事メンバーの対応が酷いとG社の役員に伝えた」
「役員も怒っている」
といった話までされました。
理事会として問題を確認しているだけなのに、なぜ「役員が怒っている」と伝えてくるのか。
このあたりから、G社との関係にかなり違和感を覚えるようになりました。
「管理組合員名簿は渡せません」
さらに問題になったのが、管理組合員名簿です。
G社から、
「管理組合員名簿はG社が所有しているものなので、理事会には渡せない」
と言われました。
これには正直、納得できませんでした。
そもそも、そのマンションの区分所有者に関する情報が、なぜ管理会社であるG社の「所有物」になるのでしょうか。
管理会社が管理業務のために預かっている情報であって、区分所有者の情報そのものをG社が所有しているわけではないはずです。
しかし、いくら言っても名簿を渡してもらえない。
それなら自分たちで作るしかありません。
私は各部屋の登記を自腹で取得し、区分所有者を一人ずつ確認して名簿を作りました。
そして、マンションで何が起きているのかを各区分所有者に郵送で説明。
さらに、区分所有者同士で情報を共有するためのグループLINEも作りました。
以前、別のマンションで「理事会乗っ取り」のような問題に巻き込まれた経験があり、そのときの経験もかなり役立ちました。
管理会社変更に約2年
ここから「管理会社を変更しよう」という話になりました。
しかし、管理会社変更は簡単ではありません。
G社とのやり取りもあり、最終的に変更が完了するまで2年ほどかかったと思います。
最後は臨時総会も理事会主導で開催。
G社は欠席のまま、管理会社変更の決議を進めることになりました。
そして、ようやく新しい管理会社としてK社に変更することができました。
最後の引き継ぎまで……
その後、K社から聞いた話では、G社との管理会社同士の引き継ぎも、かなり大変だったそうです。
最後まで妨害をし、協力的とは言えない対応だったようです。
管理会社は「選ぶ側」だった
今回の経験で強く感じたのは、
管理会社はマンションを所有しているわけではなく、管理組合から仕事を委託されている会社だ
ということです。
管理会社に任せきりにしてしまうと、いつの間にか管理組合側が弱い立場になってしまうことがあります。
今回、私たちは区分所有者の名簿を自分たちで作り、情報を共有し、最終的には管理会社そのものを変更しました。
振り返ってみると、
「管理会社を変えた」というより、「管理組合の主導権を取り戻した」
という感覚に近いです。
G社については以前からいろいろな評判を聞いていましたが、今回の経験を通して、
「なるほど、こういうことなのか……」
と感じた出来事でした。
